Trước khi chuyển đổi, các doanh nghiệp sẽ cần phải biết hóa đơn điện tử là gì? Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp ở thời đại công nghệ nhằm giúp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm hơn lên đến 90% chi phí, tối ưu thời gian và lưu trữ c hóa đơn an toàn, bảo mật tuyệt đối.
Để việc chuyển đổi hóa đơn điện tử dựa theo Thông tư 78 & Nghị định 123 từ việc sử dụng các hóa đơn giấy sang sử dụng các phần mềm hóa đơn nhanh chóng và có hiệu quả nhất. Doanh nghiệp sẽ cần phải hiểu rõ các vấn đề có liên quan như là: Định nghĩa, quy định sử dụng, thông tư và các nghị định chuyển đổi hóa đơn điện tử, thời hạn cuối cùng để được sử dụng hóa đơn giấy, Điều kiện của các tổ chức khởi tạo và thủ tục?…. Tất cả những thông tin bạn cần phải biết về HĐĐT sẽ có trong bài viết dưới đây.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (tiếng Anh được gọi là Electronic Invoice, viết tắt là E-Invoice) đó là hình thức hóa đơn hiện đại sử dụng ở trên nền tảng điện tử, vốn nó đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu về trước.
Rất nhiều tổ chức và doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hình thức hóa đơn này vì đã nắm rõ được ưu điểm của nó. Tuy nhiên thì cũng nhiều đơn vị chưa hiểu rõ, lo ngại về các vấn đề để phát sinh nên chưa muốn sử dụng.
Dựa theo thông tư số 32/2011/TT-BTC: “Hóa đơn điện tử chính là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua các phương tiện là các thiết bị điện tử”.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý dựa trên hệ thống máy tính của các tổ chức đã được cấp MST khi đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ và đã được lưu trữ ở trên máy tính của các bên dựa theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều kiện để được công nhận của hóa đơn điện tử
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của các thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi mà thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng đó là các hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn đó là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về các hình thức phát sinh ở trong quá trình trao đổi , lưu trữ hoặc là hiển thị hóa đơn điện tử
- Thông tin chứa ở trong hóa đơn điện tử nó có thể truy cập, sử dụng được ở dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Các loại của hóa đơn điện tử
Căn cứ vào Điều 5 Nghị định số 119/2018, hiện nay hóa đơn điện tử sẽ bao gồm các loại sau:
– Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng đối với những người bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT dựa theo phương pháp khấu trừ; gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền đã có kết nối với cơ quan thuế.
– Hóa đơn bán hàng: Áp dụng đối với những người bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT dựa theo phương pháp trực tiếp; gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.
– Các loại hóa đơn khác gồm:Thẻ điện tử,vé điện tử, tem điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm cả vận chuyển điện tử hoặc là các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng mà có nội dung của hóa đơn điện tử.
Ưu điểm của các hóa đơn điện tử
Vì sao các doanh nghiệp nên chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử? Những lợi ích nào dưới đây của hóa đơn điện tử chắc hẳn sẽ khiến cho các chủ doanh nghiệp cân nhắc lại việc là có nên chuyển đổi hay không.
Tiết kiệm được chi phí
Hóa đơn điện tử sẽ có chi phí sử dụng thấp hơn nhiều so với các chi phí vận chuyển và bảo quản của các hóa đơn giấy. Chính vì vậy cho nên sử dụng hóa đơn điện tử chính là hình thức có thể giúp tiết kiệm chi phí tốt nhất cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hiện nay.
Tính bảo mật cao hơn
Bảo mật là một trong số những vấn đề quan trọng đối với người làm hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn điện tử sẽ được lập và quản lý, lưu trữ ở trên hệ thống phần mềm nên có thể sẽ trích xuất trực tiếp ngay ở trên phần mềm. Bên cạnh đó thì cũng sẽ không cần phải lo lắng các vấn đề về việc hỏng hóc hay cháy nổ.
Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các thủ tục hành chính
Mọi thao tác đối với hóa đơn điện tử đều có thể thực hiện ngay tại chỗ thông qua máy tính hay là thiết bị có kết nối mạng internet, tiết kiệm thời gian và công sức đi lại rất nhiều so với việc phải sử dụng hóa đơn giấy, phải đi lại ngay giữa công ty và cơ quan thuế.
Đa dạng các phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
Hóa đơn điện tử có khá nhiều cách gửi như là gửi về tin nhắn SMS hay là gửi về email…
Đẩy lùi nạn làm giả hóa đơn và chứng từ
Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần vào cùng đẩy lùi nạn làm giả hồ sơ hóa đơn và chứng từ.
