Vài năm trở lại đây thì cụm từ “hợp pháp hóa lãnh sự” và “chứng nhận lãnh sự”  dần dần trở nên quen thuộc đối với người dân Việt Nam do xu hướng xuất khẩu lao động, du học, tuyển dụng lao động nước ngoài,…. ngày càng tăng cao. Nếu từng thực hiện các thủ tục hành chính này thì chắc hẳn bạn sẽ không còn bỡ ngỡ. Tuy nhiên, nếu như bạn chuẩn bị hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ lần đầu tiên và chưa nắm rõ các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu và cập nhật đầy đủ thông tin từ Hanu nhé!

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Dựa theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ: Về chứng nhận lãnh sự và  hợp pháp hóa lãnh sự thì:

“Hợp pháp hóa lãnh sự là  công việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký hay chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để các giấy tờ, tài liệu đó có thể được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.

Các cơ quan này có thể là:

• Ở tại Việt Nam:Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hay là Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
• Tại nước ngoài: Thì cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác đã được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài và có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Hiện nay thì rất nhiều thủ tục hành chính tại Việt Nam đã yêu cầu hồ sơ cấp tại nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm như:

• Xin giấy phép lao động cho người ở nước ngoài.
• Hoàn thiện các thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam.
• Người nước ngoài nhận con nuôi ngay tại Việt Nam.
• Người nước ngoài đăng ký hộ tịch ở Việt Nam.
• ….

Chứng nhận lãnh sự là gì?

Dựa theo Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự:

“Chứng nhận lãnh sự” là công việc mà cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu hay chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và có thể sử dụng tại nước ngoài.

Cơ quan mà có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự cũng chính là cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tại nước ngoài để có thể sử dụng tại Việt Nam như đã đề cập ở trên.

Hiện nay thì cũng có rất nhiều thủ tục hành chính cần phải có sự chứng nhận lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam, bao gồm:

• Xin việc ở nước ngoài
• Xin định cư ở nước ngoài
• Đăng ký kết hôn với người nước ngoài ngay tại nước ngoài
• Xin nhập tịch nước ngoài
• …..

Những loại giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự

Trừ các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự thì các giấy tờ sau là các loại giấy tờ thường cần hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự để có thể sử dụng tại nước không phải là nước cấp:

• Bằng cấp, chứng chỉ
• Sơ yếu lý lịch tư pháp
• Giấy đăng ký kết hôn
• Giấy khám/kiểm tra sức khỏe
• ……

Lưu ý: Có những loại giấy tờ tài liệu không được chứng nhận lãnh sự hay hợp pháp hóa lãnh sự nếu:

• Đã bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng lại không được đính chính theo quy định pháp luật.
• Giả mạo hoặc được cấp chứng nhận không đúng thẩm quyền theo quy định pháp luật đã đề ra.
• Có chữ ký hoặc con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
• Có những nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Bạn có thể hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Theo Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, Điều 1 Thông tư số 01/2012/TT-BNG và Cổng thông tin điện tử về những Công tác Lãnh sự của Bộ ngoại giao tại http://lanhsuvietnam.gov.vn, chúng ta có thể thấy được là các cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại nước ngoài hoặc có thể chứng nhận lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam là:

• Cục Lãnh sự thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội
  • Địa chỉ của Cục Lãnh sự  : 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội
  • SĐT của Cục Lãnh sự :024 3799 3125
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại TPHCM
  • Địa chỉ của Sở Ngoại vụ : số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh,
  • SĐT của Sở Ngoại vụ:028 3822 4224
• Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc là cơ quan khác được ủy quyền thực hiện những chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có khả năng thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài. Cơ quan này thường là các Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.

Người thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự thì có thể lựa chọn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại các Bộ Ngoại giao hoặc các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Trình tự và thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Bước 1: Nộp giấy tờ, hồ sơ

Những người cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ ở tại Bộ Ngoại giao hoặc các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

– Theo Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG thì hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao gồm:

+ 1 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng mẫu quy định đã đề ra 

+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với những trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp

+ 1 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với những trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện

+ Giấy tờ hay tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự đã được các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hay là các cơ quan khác đã được ủy quyền thực hiện các chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận

+ 1 bản dịch các giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ hay tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên

+ 1 bản chụp các loại giấy tờ, tài liệu 

+ Trường hợp hồ sơ đã đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện thì phải được kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Bước 2: Các cơ quan Tiếp nhận hồ sơ

– Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ yêu cầu người đề nghị hãy hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung các bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 1 bản chụp giấy tờ, tài liệu để có thể lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

–  Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của các cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu, mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc là Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

–  Trường hợp mẫu chữ ký hay mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hay cần kiểm tra tính xác thực thì Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị các cơ quan này xác minh.

Bước 3: Trả lại kết quả

Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ thì Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sẽ hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này.

*Thời hạn giải quyết sẽ là 1 ngày làm việc, kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ hay tài liệu trở lên thì thời gian giải quyết có thể dài hơn nhưng không được quá 5 ngày làm việc.

Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự ở đâu uy tín

• Tên đơn vị : Công ty Dịch Thuật Hanu 
• Địa chỉ đơn vị : Căn số 6 – Đường Số 4 – Khu Dân Cư Cityland Garden Hills Phan Văn Trị, Phường 05, Quận Gò Vấp
• Số điện thoại đơn vị  :0909 126 997
• Website đơn vị: www.dichthuathanu.com